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Establishment of a new RDC

Helpful information on planning and recommendations for setting up a research data centre

What is the purpose of a research data centre (RDC)?

In the social, behavioural, educational and economic sciences, scientists often conduct research using data on people, households or companies. The data often contains information that could be used to identify individuals. This is why they are protected by data protection laws. Due to the sensitive information contained in the data, the interests of the data subjects must be protected when the data is re-utilised. RDCs as a research and indexing infrastructure have proven to be a tested and reliable way of providing such protected data. In an RDC, measures are taken to prevent the identification of individuals. Procedures for anonymising or pseudonymising the data are suitable for this purpose, while at the same time preserving the information content of the data. In addition, contractual agreements can be made with data users that prohibit attempts at de-anonymisation.

Anyone who wants to make their own organisation’s administrative and scientific data available for re-use by third parties faces a number of challenges. It is necessary to:

  • select the appropriate form of data provision,
  • take into account the relevant legal framework conditions and
  • plan the necessary resources for successful implementation.

Depending on the type of data, it may be made freely available for re-use or various protective measures must be observed. If free re-use of the data is possible, a repository for publication may be the appropriate solution. If protective measures are necessary, appropriate technical and organisational precautions must be taken. If sensitive data worthy of protection is to be offered, it can be made available via a research data centre (RDC).

RDCs have a great deal of expertise in the examination, appropriate curation and legally compliant provision of such sensitive data and require appropriate resources for their operation.

In view of the resources required to set up and operate an infrastructure for data provision, a decision must be made as to whether it is necessary and financially viable to set up a separate infrastructure or whether it is possible to provide the data via existing infrastructures such as RDCs (overview of data centres) or repositories (overview of repositories) in a way that conserves resources.

If the decision is made to establish a separate RDC, expertise must be built up in the areas of data preparation, data documentation, long-term preservation, data access, data protection and IT.

Helpful publications

With this collection of handouts, introductory texts and templates, KonsortSWD and RatSWD provide information on the topic of setting up and operating an RDC for interested parties in science and administration [Available only in German]

Handreichung FDZ gründen mit einer Übersicht zu Aufgaben, Ressourcenbedarfen und rechtlichen Grundlagen sowie Erfahrungsberichten für die Gründung eines FDZ

  • Buck, D., Croisier, J., Eder, C., Hoffstätter, U., Jansen, M., Meyermann, A., & Pascal Siegers (2022). Handreichung: Forschungsdatenzentren gründen. RatSWD Working Paper 280/2022. Berlin, Rat für Sozial- und Wirtschaftsdaten (RatSWD). https://doi.org/10.17620/02671.70

Grundlegende Einführung für (angehenden) FDZ zu Datenbereitstellungswegen (Download, Varianten des Remote Access, Gastwissenschaftsarbeitsplätze)

  • Hoffstätter, U. & Linne, M. (2022). Datenzugang. Einführung in das Thema Zugang zu Daten der Sozial-, Verhaltens-, Bildungs- und Wirtschaftswissenschaften in Forschungsdatenzentren. KonsortSWD Working Paper 4/2022. Konsortium für die Sozial-, Verhaltens-, Bildungs- und Wirtschaftswissenschaften (KonsortSWD). https://doi.org/10.5281/zenodo.7347064

Einführung für FDZ in die Datenaufnahme und Langzeitarchivierung

  • Hoffstätter, U., & Weber, A. (2024). Langzeitarchivierung von Forschungsdaten. Einführung in das Thema zu Daten der Sozial-, Verhaltens-, Bildungs- und Wirtschaftswissenschaften in Forschungsdatenzentren. KonsortSWD Working Paper Nr.9/2024. Konsortium für die Sozial-, Verhaltens-, Bildungs- und Wirtschaftswissenschaften (KonsortSWD). https://doi.org/10.5281/zenodo.10418834

Vertragsvorlagen für die Datenaufnahme in FDZ und die Datennutzung von FDZ-Daten

  • Schallaböck, J., Kreutzer, T., Hoffstätter, U., & Buck, D. (2023). Mustervertrag Datenaufnahme KonsortSWD. KonsortSWD Working Paper 5a/2023. Konsortium für die Sozial-, Verhaltens-, Bildungs- und Wirtschaftswissenschaften (KonsortSWD). https://doi.org/10.5281/zenodo.7648898
  • Schallaböck, J., Hoffstätter, U., Buck, D., Linne, M. (2023). Mustervertrag Datennutzung KonsortSWD. https://doi.org/10.5281/zenodo.5828113

Empfehlung für die einheitliche Bezeichnung von Datenprodukten der Forschungsdatenzentren

  • Fuß, D. & Schlücker, F. (2025). Empfehlung des FDI Ausschusses für eine einheitliche Bezeichnung von Datenprodukten der Forschungsdatenzentren. KonsortSWD Working Paper Nr. 11/2025. Konsortium für die Sozial-, Verhaltens-, Bildungs- und Wirtschaftswissenschaften (KonsortSWD). https://doi.org/10.5281/zenodo.14899704

Best Practices zur Erfassung einer der Kernleistungsindikatoren eines FDZ: Anzahl der Publikationen aus der Datennutzung

  • Daniel, A., Jakowatz, S., Jung, N., Kleine, L., Kocaj, A., Meyermann, A., Mozygemba, K. & Schuster, A. (2023). Die Erfassung von Publikationen aus der Datennutzung: Verfahren, Herausforderungen und Nutzen. Ein Erfahrungsbericht von Forschungsdatenzentren. RatSWD Working Paper 281/2023. Berlin. Rat für Sozial- und Wirtschaftsdaten (RatSWD). https://doi.org/10.17620/02671.80

Further information

Contact

Dr. Anna Fräßdorf

RatSWD Office
Research Associate